Antwoorden op de meest gestelde vragen van MKB-ondernemers in de regio.
Wat doet Total Workspace voor MKB-bedrijven in Nederland?
Wij zijn de IT-partner die Google Workspace voor u inricht, beheert en optimaliseert. Dat omvat implementatie van Gmail, Drive, Meet en Gemini AI, migratie vanuit Microsoft 365 of hostingproviders, security-audits, procesautomatisering met AppSheet en Apps Script, licentie-optimalisatie, compliance-advies (AVG, ISO 27001, NEN 7510) en doorlopend support via SLA. Ons doel: uw organisatie in Nederland efficiënter, veiliger en kostenbewuster laten werken.
Welke diensten kan ik concreet bij jullie afnemen?
Workspace migraties (vanaf Microsoft 365, Exchange, IMAP, hostingproviders), security assessments op basis van ruim 200 controlepunten, AVG-compliance trajecten, procesautomatisering met Google Apps Script en AppSheet, AI-implementatie met Gemini en Workspace Studio, licentiebeheer via Partial Domain Licensing, SLA-support, custom app development, Workspace for Nonprofits aanvragen, en strategisch IT-advies als externe CIO.
Hoe snel kan Total Workspace starten in Nederland?
Na een eerste gesprek plannen we binnen twee weken een kick-off. Bij urgente situaties zoals een gehackt account of een vastgelopen migratie schakelen we binnen één werkdag. We werken primair digitaal via Google Meet zodat we direct effectief kunnen samenwerken zonder reistijd.
Wat kost Google Workspace per gebruiker per maand?
Alle prijzen zijn excl. BTW. Business Starter: €6,80 per maand (jaarabonnement) of €8,10 per maand flex. Business Standard: €13,60 per maand (jaar) of €16,20 flex. Business Plus: €21,10 per maand (jaar) of €25,20 flex. Enterprise Standard en Plus: prijs op aanvraag, afhankelijk van volume. Als officieel Google-partner regelen wij de licenties voor u en adviseren we welk abonnement echt bij uw situatie past.
Wat kost een traject met Total Workspace zelf?
Voor migraties en implementaties werken we met vaste projectprijzen zodat u vooraf weet waar u aan toe bent. Voor doorlopend support en advies werken we met een SLA op basis van vaste maandbedragen of een uurtarief van €125 per uur excl. BTW. Voor erkende ANBI-organisaties hanteren wij een gereduceerd tarief.
Kunnen jullie migreren vanuit Mijndomein, Vimexx, Versio of TransIP?
Ja. We migreren vanuit alle gangbare Nederlandse hostingproviders (Mijndomein, Vimexx, Versio, TransIP, Antagonist), vanuit IMAP-servers, Microsoft 365, Exchange Online en Exchange on-premise. Uw e-mailhistorie, agendas, contacten en bestanden komen volledig mee. Tijdens de migratie blijft alles doorwerken via dual-delivery.
Hoe begeleiden jullie een migratie van Microsoft 365 naar Google Workspace?
Via de Google Data Import Service in de admin console migreren we mail, agenda en contacten vanuit Exchange Online. OneDrive/SharePoint-data verzetten we via parallel gebruik van Drive for Desktop of via migratietools zoals Migrate for Workspace. We plannen de cutover, regelen DNS-aanpassingen, zetten een grace-periode in voor late mail en trainen uw team. Voor 100 gebruikers duurt dit doorgaans 4 tot 12 uur aan doorlooptijd.
Doen jullie ook een beveiligingscheck?
Ja. We bieden een uitgebreide securitycheck op basis van ruim 200 controlepunten verdeeld over de Workspace-omgeving, uw netwerk, uw apparaten en uw werkprocessen. U ontvangt een gedetailleerd rapport met alle kwetsbaarheden en per bevinding een concrete aanbeveling. De kosten voor deze check bedragen €2.000 excl. BTW.
Hoe zorgt u voor de beveiliging van mijn bedrijfsdata?
We hanteren een gelaagde aanpak: Context-Aware Access voor Zero Trust, hardware-2FA (Yubikey of passkey) voor beheerders, versleutelde opslag, strikte toegangsrechten via OUs, Data Loss Prevention voor gevoelige patronen zoals BSN en IBAN, en regelmatige audits. Google Workspace voldoet aan ISO 27001, SOC 2 en AVG/GDPR. Wij configureren alles conform de actuele best practices.
Bieden jullie ook doorlopende support?
Ja. Naast projectmatig werk bieden we SLA-contracten voor doorlopende support. U bereikt ons via een ticketsysteem en we streven ernaar elke vraag binnen één werkdag te beantwoorden. Bij acute problemen zoals een gecompromitteerd account schakelen we direct. De SLA past zich aan uw organisatiegrootte aan.
Wat kan AI zoals Gemini concreet betekenen voor mijn bedrijf in Nederland?
Gemini schrijft mee in Gmail, vat lange vergaderingen in Meet automatisch samen, analyseert data in Sheets en genereert presentaties in Slides. Met Workspace Studio bouwen wij op maat gemaakte AI-workflows, bijvoorbeeld voor factuurverwerking, klantonboarding of supportclassificatie. Typische besparing bij onze Nederlandse MKB-klanten: vier tot zeven uur per medewerker per week na drie maanden adoptie.
Hoe gaan jullie om met AVG en data-residency?
We richten uw Workspace in met EU-data-residency zodat alle data binnen Europa wordt verwerkt. We stellen het verwerkersregister op, ondertekenen de Data Processing Addendum met Google, activeren Vault voor retentie en bouwen DLP-regels die BSN- en IBAN-patronen detecteren. Voor gereguleerde sectoren bieden we aanvullend Client-Side Encryption via een externe Key Management Service.
Bieden jullie trainingen of adoptiebegeleiding voor onze medewerkers?
Ja. Naast technische implementatie verzorgen we trainingen op maat in het Nederlands: voor beheerders (admin console, security, audittrails), voor eindgebruikers (Gmail, Drive, Meet, Gemini) en voor specifieke rollen (sales, HR, finance). We identificeren koplopers binnen uw team die als ambassadeurs fungeren voor de rest.
Komen jullie ook langs op locatie in Nederland of werken jullie alleen remote?
Wij werken primair remote via Google Meet omdat dat sneller en efficiënter is. Voor kick-off meetings, belangrijke workshops of on-site troubleshooting komen we graag naar Nederland. Vanuit onze locatie aan de Anna van Hannoverstraat in Den Haag zijn we binnen een uur bij de meeste Nederlandse bedrijven.
Kunnen wij als non-profit of stichting ook bij jullie terecht?
Ja. Wij helpen Nederlandse ANBI-organisaties en stichtingen bij de aanvraag van Google Workspace for Nonprofits via TechSoup en bij de volledige implementatie. De Fundamentals-licentie is volledig gratis voor tot 2.000 gebruikers en omvat Gmail, Drive, Meet, Docs, Sheets, Gemini AI en NotebookLM. Voor erkende non-profits hanteren wij een gereduceerd uurtarief.
Hoe zit het met back-ups van onze Google Workspace data?
Google Workspace is zelf geen backup-oplossing. Het heeft wel versiebeheer, een prullenbak en Vault voor retentie (Business Plus en hoger), maar dat dekt niet alle herstelscenarios. Voor een echte backup adviseren wij een aparte third-party cloud-to-cloud backup tool zoals Acronis, Spanning of Afi.ai. Deze tools maken dagelijks een onafhankelijke kopie van uw Gmail, Drive, Calendar en Contacts zodat u bij ransomware, menselijke fouten of kwaadwillend verwijderen altijd kunt herstellen. Wij adviseren over de juiste tool en richten die in.
Waarom Google Workspace in plaats van Microsoft 365?
Google Workspace is cloud-native ontworpen: real-time samenwerking zit in de kern van het product, niet als latere toevoeging. Dat levert een stabielere, snellere ervaring zonder versiebeheer-chaos. Gemini AI is diep geïntegreerd in alle apps, het beheer is aanzienlijk eenvoudiger en de totale kosten liggen voor het MKB doorgaans lager. Voor organisaties waar Microsoft 365 al diep verankerd zit raden we soms juist co-existentie aan; wij adviseren per situatie eerlijk.
